【资讯】会议租车的注意事项 租车注意事项之会议租车篇
发布时间:2020-01-11
辽宁腾润客运有限公司是一家在较为专业的的公司,所在领域也是相当突出的,今天我们可以来了解一下该公司的详细内容.
常规会议的举办,普遍具有异地性,就是会议举办地不一定是会务主办方常驻地,自然也不会有公司自备车满足会务用车需求,更好的办法就是通过当地的租车公司保障会务车辆的调度。比分说:在苏州举办,那么就选择苏州租车公司;那么如何选择会务用车服务的供应商是会务主办方需要面对的很重要的工作。朗通租车通过多年的会务会展接待工作,总结出一下七点,希望能给举办会议的客户带来一些帮助:
1、 选择有正规资质的汽车租赁公司。落实该公司的合法资质(运管部门核发的租赁公司资质、工商部门的营业执照、税务登记部门的税务登记证)并核实会议举办时间在证件有效期内。
2、 根据实际用车需求选择保价。在双方无异议之后签订用车合同。
3、 请提前告知准确日期,参会人数,会议地址,以便于车辆调度预留车辆。对于每一次会议而言,大量的工作其实是在会前进行的,发送邀请函、会议通知、会场预定、场地布置、人员调配、用餐预定等等,当然也包括用车数据统计,每一位参会嘉宾的接机用车、会议期间考察用车、会后返程嘉宾的送机服务等等,都需要会务组进行大量的沟通、统计工作。通过这些细致繁琐的统计工作,最终做出科学合理的车辆调配计划,这样,才能有效控制企业操作成本的同时保证每一个环节的无缝衔接。
4、 制定用车计划。常规的会议都有代表抵离接送安排,由于参会嘉宾来自全国各地、天南地北。抵离航班时刻往往也各不相同,既要保证每一位参会代表随到随走,又要尽量的降低车辆使用频率减少成本支出,所以,如何制定用车计划,成为考验一个会议执行人员业务技能的重要标准。苏州租车服务服务建议大家提前制作一个统计表格,大概内容有城市、代表公司、姓名、联系方式、抵达航班信息、返程航班信息等几项信息,通过前期与参会代表的详细沟通并将所有人员的参会信息填入表格中,按照时间将可以安排同车接送的归为几个单元,统一配车(一般情况下,车辆承载数越大则人均分摊费用越低),如果参会人数较多的情况下,建议另外安排2台以上的临时机动保障车辆,主要为了应变客人航班延误、早到、备降等特殊情况。
5、 如有特殊需求的车型请做好相关备注。(常规车型:小车-通指B级车;商务车-通指别克GL8)。
6、 根据实际需要商讨所需工作人员(调度、举牌、引领)。
7、 接送过程中如有客户需要调整航班号,车次,接送时间等情况请提前告知调度,调度会根据实际情况合理安排会议,会议租车的注意事项确保满足每一位嘉宾的用车需求。
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议交通保障应该引起高度重视,否则,会干扰会议的正常活动,甚至造成开不成会的严重后果。交通保障的主要任务是车辆组织、用车制度、派车管理、车辆调度、租车管理、用车检查和驾驶人员的管理。如果会议住地距会场较远,必须有车辆接送与会代表,要与会人数尽可能组织足够的车辆,以保证会议的需要。对于集体活动用车,因为车人多,必须加强派车管理、车辆调度、用车检查和驾驶员的管理,保证与会人员按号入座,有序乘车。不敷乘坐时,可以租车。零星用车,必须建立用车制度,规定用车的范围和任务,履行批准手续。至于领导干部用车,则应按规定予以保证。
会议租车要注意的细节:
1、租车前您应先了解想租的车型的性能,价格及租车所需证件。
2、电话预订时需要您留下详细的相关信息,已备不时之需。
3、预订最好提前1-2天,预订周末的车辆需要提前2-3天。
4、用车天数应定最少天数,如不够用应提前在还车时间之前电话续租。
5、提车时,需带全所有证件,大部分证件都要原件。
6、签署合同前应仔细浏览合同的内容后再签字。
7、发车和还车验车时应仔细查看,确认无误后再签署单据。
8、驾驶车辆时注意安全行使。
9、一旦发生事故,应尽快通知相关部门,一定要有交警的事故判定书或是安委会的证明,这两样是保险理赔所必须的证明。保险一定要在第一时间通知,最迟不能超过24小时。
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